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Casos de Éxito

Nuestro proceso de lecciones aprendidas

Lecciones aprendidas, un elemento clave para seguir mejorando

Tres empleados conversan sobre una mesa en Campus Repsol

Establecemos planes de acción derivados de nuestros incidentes o reclamaciones en relación a la seguridad, la protección del medio ambiente o nuestra relación con la sociedad. Hacemos seguimiento y evaluamos la eficacia de las acciones para responder a estos impactos. De ese modo aprendemos de nuestros errores y ganamos oportunidades de mejora dentro de la organización.

En el ámbito de la sostenibilidad, asegurar la integridad de las personas, así como la protección del medio ambiente es el mayor compromiso que tenemos en Repsol. Por ello, trabajamos día a día en mejorar la seguridad en nuestras operaciones en cualquier lugar donde nos encontremos, poniendo foco en las instalaciones, los procesos y las personas, desde un enfoque preventivo para anticipar los eventos.

Contamos con sistemas y normas muy avanzados, pero además de mantenerlos y continuar mejorándolos, no dejamos de trabajar en el aprendizaje en la organización.

Para tener éxito, es fundamental que el conocimiento de seguridad se comparta y llegue a las diferentes áreas, negocios e instalaciones. Las lecciones aprendidas son conocimiento ganado por medio de la reflexión sobre una experiencia o proceso que puede tener consecuencias relevantes para la seguridad o el medio ambiente, y que es compartido para la mejora continua y aprendizaje.

Elementos clave para que el proceso de lecciones aprendidas tenga éxito

  • Contar unos principios que guíen el proceso y que cuentan con el apoyo de los líderes.
  • Desarrollar procesos claros, con roles y responsabilidades bien definidos.
  • Asegurar la disponibilidad de los mejores recursos técnicos. 
  • Desarrollar métodos de evaluación de la eficiencia. 
  • Registrar las lecciones aprendidas e integrar estas lecciones en un ámbito más amplio, según corresponda. 
  • Involucrar a los trabajadores, puesto que conocen los riesgos y pueden proporcionar aprendizajes de nuestras operaciones.

Cómo es nuestro proceso de lecciones aprendidas

Está integrado a nivel de instalación, negocio y Compañía y tiene 3 etapas:
1. Capturar: elaborar, evaluar y aprobar las lecciones aprendidas.
2. Compartir: comunicar y difundir.
3. Aprender: seguimiento y monitorización de acciones implementadas.

1. Capturar

Buscamos continuamente área de mejora en nuestras investigaciones y en el día a día de nuestras operaciones. Estos son algunos ejemplos:

  • Creamos talleres y constituimos equipos de aprendizaje operacional que involucran a áreas críticas para reflexionar sobre el proceso y las tareas. 
  • Trabajamos desde los complejos industriales en capturar aprendizajes de las operaciones normales para analizar posibles áreas de mejora de forma preventiva a través de dinámicas y herramientas de análisis de causas, involucrando incluso a los propios turnos de operadores.
  • A través de CCPS (Center for Chemical Process Safety), estamos participando en un proyecto sobre “Lecciones aprendidas años después” que nos ayudará a nosotros y a otras empresas del sector, a aprender a partir del estudio de incidentes pasados. 
  • IPSG (International Process safety group): en este foro se comparte información sobre incidentes y se intercambian conocimientos, experiencias, técnicas, procedimientos y características especiales de diseño, etc., con el objetivo de prevenir accidentes graves.

2. Compartir

Las lecciones aprendidas se pueden compartir de diferentes maneras. Lo importante es que la información llegue a los destinatarios a los que podría afectar, promoviendo nuevas formas de obtener una mejor comunicación y retroalimentación de las operaciones.

  • Generando espacios para la reflexión y la discusión, como pueden ser: nuestra herramienta informática interna de gestión de incidentes, los foros internos o las comunidades de colaboración entre las diferentes plantas industriales, donde se debaten las lecciones más relevantes y se aprende de otros.
  • A través de vídeos que resaltan las acciones para aprender y las mejoras prácticas empleadas.

3. Aprender

En Repsol entendemos el aprendizaje como la mejora. Una lección aprendida supone un cambio en cómo gestionamos la seguridad y requiere de acciones que hagan que ese aprendizaje se mantenga en el tiempo y se refleje en la mejora de nuestra cultura de seguridad. El rol de los líderes es fundamental en este proceso.

Una vez que la lección aprendida ha llegado a los destinatarios, los responsables del negocio, área o centro en cuestión deben identificar planes de acción preventivos. Para aprender, es necesario asegurarse de que las acciones definidas se implementen lo más rápido posible y evaluar regularmente la efectividad de las mismas, así como la del propio proceso de aprendizaje. Algunos ejemplos:

  • En nuestra herramienta informática Synergi de gestión de incidentes, contamos con un módulo de lecciones aprendidas utilizado por varios de los negocios y además se pueden registrar las acciones para su seguimiento. 
  • El área Industrial está trabajando en la construcción de un proceso que permita agilizar la incorporación de las buenas prácticas identificadas en las Comunidades de Práctica y áreas de colaboración en el proceso operativo mediante la figura del líder técnico, que con una visión global y la reputación de su “expertise” dispone de las capacidades y el reconocimiento para asegurar la agilidad, calidad y transversalidad de dicho proceso.

Ejemplos de lecciones aprendidas

Área de Upstream

En nuestra herramienta de lecciones aprendidas, se registran todos los aprendizajes y se priorizan según el grupo de interés al que aplican. A partir de ahí, se proponen acciones propias para los centros o actividades relacionados, incluyendo la efectividad de cada una.

Para acompañar a la difusión de las lecciones aprendidas, en el negocio de Upstream se han elaborado una serie de videos, con la finalidad de compartir todo lo aprendido durante los últimos 5 años, incluyendo lecciones que refuerzan nuestras reglas básicas de seguridad.

Todos los vídeos comprenden una descripción de la lección y una sección con acciones derivadas del aprendizaje, por ejemplo: *Caída de objetos: en un taladro de perforación deslizante, una placa lateral de uno de los gatos de empuje se desprendió. La lección está disponible en la base de datos y se ha compartido entre operadores y contratistas a nivel mundial, verificándose localmente en instalaciones similares.

Aprendizajes adquiridos a raíz de este evento, por todas las unidades del negocio de Exploración y Producción:

  • Asegurar que las rutinas de mantenimiento preventivo e inspección se basen en modos de fallo del equipo, y que éstos sean bien entendidos con sus riesgos asociados. Ser especialmente consciente de aquellos elementos estructurales estáticos que sólo están sujetos a inspección, pero que son críticos para la funcionalidad del equipo.
  • Asegurar que se disponga de manuales de usuario y material de capacitación para el funcionamiento del equipo y de que se incluya una buena descripción de la funcionalidad del equipo. Esto ayudará al operador del equipo a comprender mejor los riesgos que conlleva.
  • Identificar y ser conscientes de las limitaciones y cargas de diseño de todo el equipo. Asegurar que se incluya esto en cualquier procedimiento operacional.
  • Asegurarse de que el diseño del equipo no es tal que el operador se encuentre en peligro en cualquier modo de fallo.

Área de Downstream

En el área de Downstream también aplicamos los aprendizajes adquiridos a lo largo de los años. Creemos que es necesario seguir fomentando una cultura de transparencia que incentive la comunicación, la consideración de los factores humanos en los incidentes, y la mejora de los mecanismos de implementación de acciones de mejora.

Un ejemplo de una lección aprendida fue todo lo derivado de la rotura de purga del cuerpo de una bomba en el área industrial. Se ha llevado a cabo un aprendizaje con acciones en todos los centros de esta área:

  • Verificar que el material de los accesorios suministrados sea de calidad igual o superior al material de la carcasa de la bomba solicitado en la requisición.
  • Verificar que toda la documentación (en las diferentes fases de selección, suministro y montaje) refleja dichas calidades.
  • Verificar, en todas las bombas existentes en planta, que no puedan darse fenómenos de corrosión debidos a la calidad de los materiales ya instalados.
  • En las operaciones de mantenimiento de bombas o accesorios, reportar los fallos de material para su análisis y corrección.
  • Con este proyecto, contribuimos positivamente a la Agenda 2030 de Naciones Unidas a través de los siguientes ODS: