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La Ley de Propiedad Horizontal (Pdf) establece con claridad las funciones del presidente y del administrador de una comunidad de vecinos, así como los procedimientos para sus respetivas designaciones y el significado que ambos tienen en el contexto de la comunidad. La diferencia principal entre ambos puestos es que el administrador puede ser el propietario de una vivienda o un profesional externo, un gestor de fincas por ejemplo, mientras que el presidente ha de ser un miembro de la comunidad. Por ello, el administrador no tiene derecho de voto (excepto si es un propietario que ejercita este derecho como tal pero no como administrador) y el presidente sí lo tiene, pues este cargo siempre lo asume un miembro de la comunidad de vecinos. 

Las funciones del presidente son representar a la comunidad en todos los aspectos. Convoca las juntas de propietarios, las dirige y firma las actas de reuniones, además de encargarse de cualquier problema relacionado con el inmueble (llamando a los operarios oportunos para que lo resuelvan), de firmar los contratos con los suministradores y proveedores, y de representar a la comunidad en un juicio, por ejemplo. También es el responsable de mediar entre vecinos ante problemas concretos, actividades irregulares o quejas. Aunque no tiene capacidad decisoria, pues esta recae sobre la Junta de Propietarios, ante emergencias o asuntos urgentes sí está facultado para actuar. El presidente es nombrado por los propietarios y se elige por votación, de forma rotativa o por sorteo, y como un miembro más de la comunidad, sí tiene derecho de voto.  

Según establece la Ley de Propiedad Horizontal en su artículo 20, las funciones del administrador son velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios; preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos; atender a la conservación de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas urgentes e informando de las mismas al presidente; ejecutar los acuerdos adoptados y realizar los pagos y los cobros que sean procedentes; actuar como secretario de la Junta de Propietarios y custodiar la documentación de la comunidad. Cuando se contrata a un profesional externo como administrador, lo más habitual es que asuma parte de las funciones del presidente, principalmente las de carácter burocrático. El administrador es nombrado por los propietarios, y se necesita la mayoría de los votos para su aprobación. 

La figura del administrador recae cada vez más en un profesional externo porque las funciones del presidente superan habitualmente al designado, que tiene que dedicar tiempo y esfuerzo a esta actividad. Sin embargo, esta opción se vincula más con las comunidades que reúnen bastantes viviendas, de forma que el pago al gestor resulta más asequible al repartirse entre un amplio número de propietarios, al tiempo que el volumen de trabajo es mayor. En las comunidades pequeñas, la contratación de un administrador externo puede suponer una importante carga económica para los vecinos, de forma que la alternativa más acertada será contar sólo con la figura del presidente. Cuando recaiga sobre ti este cargo, estás obligado a aceptarlo, a no ser que tengas una causa real que lo impida, y sería la Junta de Propietarios la que valoraría esta imposibilidad y designaría al mismo tiempo a otro miembro de la comunidad para ejercer las funciones de presidente de la misma.      

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